Wydawać by się mogło, że rozmowa z kimś to żadna sztuka. Każdego dnia odbieramy i nadajemy setki komunikatów, zatem wszyscy powinniśmy być mistrzami w dziedzinie skutecznej komunikacji. A jednak tak nie jest. Mówienie, słuchanie, odczytywanie sensu z gestów i mimiki – niby proste, a jednak trudne.

Pewnie wielokrotnie zdarzyło Ci się kogoś spotkać, rozmawiać z nim, mówić i słuchać, a do porozumienia i tak nie doszło. Tak często bywa, a przyczyny są różne. Mówiliście, lecz nie było rozmowy, a zamiast słuchać tylko słyszeliście. Jak zatem sprawić, aby nie tylko komunikować „coś”, ale komunikować „się” i to w dodatku skutecznie?

Szukaj tego, co łączy, a nie tego, co dzieli

Skuteczność w komunikacji polega w znacznej mierze na szukaniu tego, co łączy, na wskazywaniu wspólnych wartości. Należy mówić językiem prostym (nie mylić z prostackim i ubogim), zrozumiałym i pozbawionym wieloznaczności.

Z tym, co mówimy, powinno iść w parze również to, jak mówimy. Wszelkie gesty, wyraz twarzy, czynniki paralingwistyczne (ton głosu, tempo mowy, intonacja), a nawet postawa ciała mają niebagatelne znaczenie przy odbiorze komunikatu.

Mów pozytywnie

Ważne jest, aby wypowiedzi miały dla odbiorcy pozytywny wydźwięk. Jakże inaczej brzmi zdanie: „podjąłeś właściwą decyzję” niż „nie popełniłeś błędu”.

I jeszcze kilka takich zestawień:

• Nie ma i nie będzie. <==> Niestety, prowadzimy inny asortyment.
• Nieźle dziś wyglądasz. <==> Ładnie dziś wyglądasz.
• Nie ma się czym przejmować. <==> Możesz być dobrej myśli.
• U nas nikt nie narzeka. <==> Nasi pracownicy są zadowoleni.

Niby ten sam sens, a jaka różnica w brzmieniu i - co za tym idzie – odbiorze. Entuzjazm i pozytywne nastawienie odgrywają ogromną rolę w komunikacji. Trzeba sobie uświadomić jak ważną sprawą jest, by „grać” na tych elementach, które budują drugiego człowieka, a nie na jego słabościach.

Spotykaj się z ludźmi

Spotkania bezpośrednie, wystąpienia publiczne, imprezy okolicznościowe, spotkania integracyjne oraz dyskusje grupowe to najbardziej skuteczne sposoby komunikowania się. Nic nie zastąpi bezpośredniego kontaktu z żywym człowiekiem.

Wiele osób ma jednak opory przed takimi spotkaniami. Bezpośrednia rozmowa z innymi ludźmi rodzi w nich strach, gdyż uważają, że nie posiadają predyspozycji do tego rodzaju komunikacji. Odczuwają tremę i paraliżującą niemoc w zrozumiałym wypowiadaniu się przed publicznością. Zakładają, że skutecznie komunikować się w ten sposób mogą jedynie osoby obdarzone talentem oratorskim.

Najwidoczniej nie wiedzą o tym, że wpływ na osiągnięcie skuteczności w komunikacji mają trzy czynniki: talent, postawa oraz znajomość technik komunikacyjnych. Przy czym talent to jedynie 18% sukcesu, 21% to odpowiednia postawa oznaczająca, że po prostu trzeba chcieć pokonywać obawy i zacząć działać w tym kierunku. Aż 61% powodzenia w komunikacji zależy od znajomości technik, czyli czynnika, nad którym najłatwiej zapanować.

Poznaj techniki skutecznej komunikacji

Oto kilka najbardziej popularnych technik komunikacyjnych, które powodują zwiększenie skuteczności przekazu:

• powołuj się na autorytety i ich opinie,
• uogólniaj, czyli wspieraj swoje argumenty postawą zbiorowości,
• utożsamiaj się z odbiorcami posiłkując się sformułowaniami w stylu: „to leży w naszym interesie”, „jestem częścią Was”, „zadbajmy o to razem” itp.,
• posługuj się ogólnikami w przypadku braku pełnej wiedzy o problemie, deklarując jednocześnie dokonanie analiz przez ekspertów,
• wzbudzaj winę lub poczucie wdzięczności u odbiorców,
• odpowiednio stosuj argumentację jedno- lub wielostronną (ludzie są bardziej skłonni ufać w informacje prezentujące opinie wielu stron. Jeżeli opinie te są różne, zaczynaj od argumentu „za”, potem przedstaw „przeciw” i znów wróć do ”za”. W przypadku odbiorców o niskim poziomie intelektualnym lub nikłej znajomości omawianego problemu, możesz zastosować argumentację jednostronną),
• zawsze prezentuj argumenty od prostych do złożonych, od znanych do nieznanych,
• stosuj powtórzenia (oczywiście z umiarem).

Chcesz wiedzieć więcej? Przeczytaj artykuł „Skuteczna komunikacja (cz.II)”.

(opracowanie na podstawie książki „Public Relations, a kształtowanie wizerunku menedżera” Krzysztofa Bakalarskiego)